Inspecciones
Se crean automáticamente cada día a las 05:00 (hora Canarias) según la frecuencia configurada en cada plantilla — diaria, semanal, mensual o anual. No necesita hacer nada una vez configuradas las plantillas.
También puede crear rondas manualmente en cualquier momento desde Inspecciones → Rondas → Nueva ronda para casos excepcionales o rondas extraordinarias.
También puede crear rondas manualmente en cualquier momento desde Inspecciones → Rondas → Nueva ronda para casos excepcionales o rondas extraordinarias.
Sí, sin límite. Por ejemplo, un acumulador de ACS puede tener tres plantillas asignadas a la vez: control de temperatura diario, análisis de Legionella semanal y revisión de mantenimiento mensual. Cada plantilla genera sus propias rondas de forma independiente.
Desde la ficha del punto verá todas las plantillas asignadas con sus checklists y podrá gestionar cada una por separado.
Desde la ficha del punto verá todas las plantillas asignadas con sus checklists y podrá gestionar cada una por separado.
Desde Inspecciones → Plantillas → abrir la plantilla → botón "Asignación masiva". Se abre un modal con todos los puntos de inspección de la empresa. Puede filtrar por nombre, código o zona — por ejemplo escriba "HAB-" para ver solo habitaciones. Seleccione los que necesite y pulse Asignar.
Los puntos ya asignados aparecen marcados en verde y no se duplican. Los checklists de la plantilla se copian automáticamente a cada punto nuevo asignado.
Los puntos ya asignados aparecen marcados en verde y no se duplican. Los checklists de la plantilla se copian automáticamente a cada punto nuevo asignado.
El RD 487/2022 Anexo IV exige revisar mensualmente un número representativo y rotatorio de grifos y duchas, de forma que al final del año se hayan revisado todos los puntos terminales.
CheckFlow lo gestiona automáticamente: cada habitación o punto terminal tiene asignado un mes de rotación (1-12). El día 1 de cada mes el sistema genera la ronda incluyendo únicamente los puntos del mes en curso. En enero inspecciona las habitaciones de enero, en febrero las de febrero, y así hasta completar el año.
Para configurarlo: importe la plantilla "🔄 ACS/AFCH — Puntos terminales: revisión mensual rotatoria" desde la biblioteca de Legionella, y asigne todas las habitaciones usando el botón Asignación masiva. El sistema distribuye la rotación automáticamente.
CheckFlow lo gestiona automáticamente: cada habitación o punto terminal tiene asignado un mes de rotación (1-12). El día 1 de cada mes el sistema genera la ronda incluyendo únicamente los puntos del mes en curso. En enero inspecciona las habitaciones de enero, en febrero las de febrero, y así hasta completar el año.
Para configurarlo: importe la plantilla "🔄 ACS/AFCH — Puntos terminales: revisión mensual rotatoria" desde la biblioteca de Legionella, y asigne todas las habitaciones usando el botón Asignación masiva. El sistema distribuye la rotación automáticamente.
💡 El checklist incluye todos los controles obligatorios del decreto: temperatura ACS (≥50°C), temperatura AFCH (<20°C), cloro libre residual, estado del difusor/alcachofa y purga realizada.
Sí. El técnico puede completar una inspección solo con observaciones y foto aunque no haya parámetros de checklist configurados. El resultado será OK por defecto.
Sin embargo, se recomienda siempre configurar al menos un parámetro para que la inspección quede correctamente documentada y pueda generar No Conformidades automáticas si algo falla.
Sin embargo, se recomienda siempre configurar al menos un parámetro para que la inspección quede correctamente documentada y pueda generar No Conformidades automáticas si algo falla.
El técnico puede omitir cualquier punto indicando el motivo (zona bloqueada, equipo en mantenimiento, acceso restringido…). Los puntos omitidos aparecen en el resumen de la ronda con el motivo indicado.
Si el manager finaliza una ronda con puntos aún pendientes, estos se marcan automáticamente como omitidos. Los puntos omitidos no generan No Conformidades.
Si el manager finaliza una ronda con puntos aún pendientes, estos se marcan automáticamente como omitidos. Los puntos omitidos no generan No Conformidades.
Las rondas con más de 7 días de antigüedad sin completar se marcan automáticamente como Caducada cada día a las 04:00. El manager recibe un resumen por Telegram con todas las rondas caducadas de su empresa.
Las rondas caducadas quedan en el historial para auditoría pero no pueden reactivarse ni continuarse.
Las rondas caducadas quedan en el historial para auditoría pero no pueden reactivarse ni continuarse.
Sí, completamente. Al importar desde la biblioteca se crea una copia independiente en su empresa. Puede añadir, modificar o eliminar parámetros libremente desde Inspecciones → Plantillas → editar.
Los cambios no afectan ni a la biblioteca global ni a las rondas ya completadas. Solo las nuevas rondas usarán la plantilla actualizada.
Los cambios no afectan ni a la biblioteca global ni a las rondas ya completadas. Solo las nuevas rondas usarán la plantilla actualizada.
El ciclo tiene 6 pasos: 1. Inspección KO → NC creada automáticamente. 2. Manager asigna técnico responsable y plazo. 3. Técnico firma digitalmente la NC. 4. Técnico ejecuta la acción correctora y la documenta. 5. Manager verifica que fue eficaz. 6. Manager cierra la NC.
Si la verificación no es satisfactoria, el manager puede reabrir la NC con nuevas instrucciones y el ciclo vuelve al paso 2. Todo queda registrado para auditorías.
Si la verificación no es satisfactoria, el manager puede reabrir la NC con nuevas instrucciones y el ciclo vuelve al paso 2. Todo queda registrado para auditorías.
⏰ Si el técnico no ejecuta la NC antes del plazo, aparece como Vencida en rojo en el panel del manager. El sistema no envía recordatorios automáticos — es responsabilidad del manager hacer seguimiento.
En Inspecciones → Dashboard → Semáforo de cumplimiento. Una fila por cada plantilla activa con tres indicadores: días desde la última ronda, NCs abiertas vinculadas y porcentaje de cumplimiento de las últimas 4 semanas. Los protocolos en rojo aparecen primero.
El Director también tiene acceso a un panel simplificado con el semáforo de todos los protocolos desde su acceso exclusivo de dirección.
El Director también tiene acceso a un panel simplificado con el semáforo de todos los protocolos desde su acceso exclusivo de dirección.
Contadores
Son tres conceptos distintos que se confunden con frecuencia:
Zona — agrupa contadores por función, no por planta ni edificio. Ejemplos correctos: "Agua Sanitaria", "Electricidad", "Gas y Gasoil", "Climatización", "Piscinas y Spa". Sirve para filtrar informes y comparar consumos entre áreas funcionales. Ejemplos incorrectos: "Sala de Máquinas", "Sótano", "Edificio A" — eso es una ubicación física, no una zona funcional.
Ubicación — es el campo "Ubicación / Detalle" dentro de cada contador. Describe exactamente dónde encontrarlo físicamente: "Sala Máquinas ACS — junto taller Servicio Técnico", "Sala de Máquinas — depósito principal", "Local técnico Talasoterapia".
Orden de ruta — es el orden en que el técnico visita los contadores en su parte diario. Se configura desde Contadores → Ordenar ruta. Puede cruzar zonas — eso es correcto: el técnico puede ir primero a la sala de máquinas (donde hay contadores de Agua Sanitaria, Electricidad y Gas y Gasoil), luego a cocina y terminar en Talasoterapia.
Zona — agrupa contadores por función, no por planta ni edificio. Ejemplos correctos: "Agua Sanitaria", "Electricidad", "Gas y Gasoil", "Climatización", "Piscinas y Spa". Sirve para filtrar informes y comparar consumos entre áreas funcionales. Ejemplos incorrectos: "Sala de Máquinas", "Sótano", "Edificio A" — eso es una ubicación física, no una zona funcional.
Ubicación — es el campo "Ubicación / Detalle" dentro de cada contador. Describe exactamente dónde encontrarlo físicamente: "Sala Máquinas ACS — junto taller Servicio Técnico", "Sala de Máquinas — depósito principal", "Local técnico Talasoterapia".
Orden de ruta — es el orden en que el técnico visita los contadores en su parte diario. Se configura desde Contadores → Ordenar ruta. Puede cruzar zonas — eso es correcto: el técnico puede ir primero a la sala de máquinas (donde hay contadores de Agua Sanitaria, Electricidad y Gas y Gasoil), luego a cocina y terminar en Talasoterapia.
💡 La zona organiza los informes. El orden de ruta optimiza el trabajo diario del técnico. Son completamente independientes.
CheckFlow admite cinco tipos: 💧 Agua (m³), ⚡ Electricidad (kWh), 🔥 Gas (m³), ⛽ Gasoil (L) y 🌡️ Energía térmica (MWh).
Además hay dos modos de medición: Acumulativo (el valor siempre sube — agua, luz, gas) y Depósito/Stock (mide el nivel actual — gasoil, pellet). En modo depósito el sistema detecta automáticamente los repostajes y calcula el consumo real.
Además hay dos modos de medición: Acumulativo (el valor siempre sube — agua, luz, gas) y Depósito/Stock (mide el nivel actual — gasoil, pellet). En modo depósito el sistema detecta automáticamente los repostajes y calcula el consumo real.
Facturable: tiene contrato directo con la suministradora y aparece en la factura. Ejemplos: electricidad principal, agua fría general, gas contratado.
Sectorial: mide distribución interna sin contrato propio. Ejemplos: agua piscina, electricidad cocina, circuito de climatización zona norte.
La distinción es útil para los informes y para filtrar contadores en el listado. No afecta al funcionamiento de lecturas ni alertas.
Sectorial: mide distribución interna sin contrato propio. Ejemplos: agua piscina, electricidad cocina, circuito de climatización zona norte.
La distinción es útil para los informes y para filtrar contadores en el listado. No afecta al funcionamiento de lecturas ni alertas.
Cada contador tiene su propia frecuencia configurable: diaria, semanal (elige el día de la semana) o mensual (elige el día del mes). El técnico solo ve en su panel los contadores que corresponden ese día — no ve el resto.
Esta flexibilidad es especialmente útil para contadores de gasoil (semanal) o contadores de facturación mensual.
Esta flexibilidad es especialmente útil para contadores de gasoil (semanal) o contadores de facturación mensual.
Son estimaciones orientativas, no importes exactos. CheckFlow usa el precio de referencia que usted configura por contador — lo que es especialmente impreciso para la electricidad, cuyo precio varía por hora y tramo tarifario.
El verdadero valor de CheckFlow en costes es comparar desviaciones entre períodos: un +37% de consumo frente al mes anterior es una señal inequívoca de problema independientemente del precio exacto del kWh. CheckFlow no sustituye a su factura energética.
El verdadero valor de CheckFlow en costes es comparar desviaciones entre períodos: un +37% de consumo frente al mes anterior es una señal inequívoca de problema independientemente del precio exacto del kWh. CheckFlow no sustituye a su factura energética.
En contadores acumulativos (agua, luz, gas) un valor menor que el anterior es una anomalía — puede indicar un error de lectura o un cambio de contador. El sistema lo detecta automáticamente, marca la lectura con anomalía y genera una alerta al manager.
En contadores de depósito (gasoil) es perfectamente normal que el nivel baje — eso es el consumo. Si el nivel sube, el sistema lo interpreta como un repostaje y no calcula consumo ese día.
En contadores de depósito (gasoil) es perfectamente normal que el nivel baje — eso es el consumo. Si el nivel sube, el sistema lo interpreta como un repostaje y no calcula consumo ese día.
Técnicos
El técnico tiene una pantalla de inicio muy sencilla con tres accesos directos: Lecturas del día (solo los contadores que tocan hoy), Inspecciones (rondas asignadas pendientes) y Acciones Correctoras (NCs y OTs asignadas, solo si hay alguna pendiente).
El técnico no tiene acceso a la configuración, a los datos de otros técnicos, a las alertas ni a los informes. Solo ve lo que necesita para su trabajo diario.
El técnico no tiene acceso a la configuración, a los datos de otros técnicos, a las alertas ni a los informes. Solo ve lo que necesita para su trabajo diario.
No hay que instalar nada desde la App Store ni Google Play. CheckFlow funciona como una PWA (Progressive Web App) — el técnico abre el navegador del móvil, accede a la URL de CheckFlow y puede añadirla a la pantalla de inicio como si fuera una app nativa.
Compatible con iPhone (Safari) y Android (Chrome). Funciona sin conexión para registrar lecturas e inspecciones.
Compatible con iPhone (Safari) y Android (Chrome). Funciona sin conexión para registrar lecturas e inspecciones.
Si la lectura aún no ha sido validada, el manager puede rechazarla con un motivo. El técnico verá la lectura marcada en rojo con el motivo del rechazo y podrá corregirla el mismo día.
Si la lectura ya fue validada, el manager puede corregir el valor directamente desde la ficha de la lectura (Corregir valor) — el sistema recalcula automáticamente el consumo y el coste, y queda registrado en auditoría con quién hizo la corrección y por qué.
Si la lectura ya fue validada, el manager puede corregir el valor directamente desde la ficha de la lectura (Corregir valor) — el sistema recalcula automáticamente el consumo y el coste, y queda registrado en auditoría con quién hizo la corrección y por qué.
Sí, el técnico puede consultar sus propias lecturas anteriores y el historial de rondas completadas. Sin embargo, no puede ver ni modificar las lecturas de otros técnicos ni acceder a datos históricos completos de la empresa — eso es exclusivo del manager.
Alertas
CheckFlow genera alertas en estos casos: consumo alto (supera el umbral % configurado respecto a la media), consumo cero (7+ días sin consumo — posible contador parado), posible fuga (consumo anómalamente alto continuo), umbral absoluto superado (supera el máximo diario configurado), sin lectura (contador sin lectura reciente) e inspección KO/Warning.
Las alertas llegan por email y/o Telegram según la configuración de cada usuario.
Las alertas llegan por email y/o Telegram según la configuración de cada usuario.
Desde Contadores → editar contador. Hay dos umbrales configurables:
· Umbral de alerta (%): porcentaje de desviación respecto a la media histórica. Por ejemplo, 50% significa que si el consumo diario supera en un 50% la media, se genera alerta.
· Consumo máximo diario: valor absoluto. Si se supera, alerta inmediata independientemente de la media.
Para depósitos de gasoil también puede configurar el nivel mínimo por debajo del cual se genera alerta de nivel bajo.
· Umbral de alerta (%): porcentaje de desviación respecto a la media histórica. Por ejemplo, 50% significa que si el consumo diario supera en un 50% la media, se genera alerta.
· Consumo máximo diario: valor absoluto. Si se supera, alerta inmediata independientemente de la media.
Para depósitos de gasoil también puede configurar el nivel mínimo por debajo del cual se genera alerta de nivel bajo.
Desde Mi perfil → sección Telegram. El proceso tarda menos de 2 minutos: busque el bot de CheckFlow en Telegram, pulse Start y copie el código de vinculación que le proporcionará. Péguelo en su perfil y las notificaciones quedan activadas.
Cada usuario puede activar o desactivar Telegram de forma independiente. Los técnicos reciben avisos de rondas pendientes y los managers reciben alertas de consumo, rondas completadas e inspecciones críticas.
Cada usuario puede activar o desactivar Telegram de forma independiente. Los técnicos reciben avisos de rondas pendientes y los managers reciben alertas de consumo, rondas completadas e inspecciones críticas.
Modo offline
Sí. El técnico puede registrar lecturas e inspecciones sin conexión. Los datos se guardan localmente en el móvil y se sincronizan automáticamente cuando recupera la conexión. Mientras hay datos pendientes de sincronizar, el técnico ve un banner ámbar con el contador de elementos pendientes.
Para que funcione offline es necesario haber abierto la aplicación con conexión al menos una vez en ese día, para que las páginas de captura queden en caché.
Para que funcione offline es necesario haber abierto la aplicación con conexión al menos una vez en ese día, para que las páginas de captura queden en caché.
Los datos offline se almacenan en el IndexedDB del navegador del móvil. En circunstancias normales son persistentes. Sin embargo, si el técnico borra los datos del navegador, reinstala la app o usa un modo incógnito, los datos pendientes de sincronizar podrían perderse.
Recomendamos sincronizar a diario y no acumular más de un día de datos offline.
Recomendamos sincronizar a diario y no acumular más de un día de datos offline.
Planes y facturación
Sí. Todos los registros nuevos tienen 14 días de prueba gratuita con acceso completo al plan Starter. No se requiere tarjeta de crédito para empezar. Al finalizar el período de prueba puede contratar cualquiera de los planes disponibles.
Sí, sin permanencia ni penalización. La cancelación tiene efecto al final del período de facturación en curso — no se realizan reembolsos por períodos parciales. Sus datos se conservan 30 días tras la cancelación, período en el que puede solicitar una exportación completa.
El pago se realiza mensualmente de forma anticipada a través de Stripe, uno de los procesadores de pago más seguros del mundo. CheckFlow no almacena ningún dato de su tarjeta — todo se gestiona directamente en Stripe. Recibirá una factura electrónica por cada cobro.
Los precios publicados no incluyen impuestos. Se aplica IGIC (7%) a clientes con domicilio en Canarias y IVA (21%) al resto del territorio español.
Datos y privacidad
Sí. CheckFlow usa arquitectura multitenant con aislamiento total. Cada empresa solo puede ver y acceder a sus propios datos. Ningún cliente puede ver los datos de otro, aunque estén en el mismo servidor.
Sí. Puede exportar lecturas, consumos e informes en formato Excel y PDF en cualquier momento desde Informes → Exportar. Sus datos son suyos y puede llevárselos cuando quiera.
CheckFlow cifra los datos sensibles de empresa (CIF, datos de contacto), todas las contraseñas con hash bcrypt, y las comunicaciones con el servidor se realizan siempre sobre HTTPS. Los datos de tarjeta de crédito nunca pasan por nuestros servidores — se gestionan directamente en Stripe.